Privacy Policy

Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR)

Ultimo aggiornamento: 10 ottobre 2026

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati personali è:

Hotel Sor Paolo
Via Cassia per Firenze, 40
San Casciano in Val di Pesa (FI), Italia
Email: hotelsorpaolo@gmail.com

Ragione sociale: Ciattini e Ciattini sas
Partita IVA: 03706160482

Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali è possibile contattare il Titolare all'indirizzo email sopra indicato.

2. Tipologie di dati trattati

Il Titolare può trattare, in relazione ai servizi effettivamente utilizzati, le seguenti categorie di dati:

• Dati identificativi e di contatto, quali nome, cognome, indirizzo email e numero telefonico.
• Dati relativi a richieste di informazioni, preventivi, prenotazioni, soggiorni e preferenze comunicate volontariamente.
• Dati amministrativi, fiscali e relativi ai pagamenti, nei limiti necessari alla gestione dei servizi.
• Dati tecnici di navigazione, indirizzi IP, log e informazioni raccolte tramite cookie e strumenti analoghi.
• Contenuti delle comunicazioni inviate attraverso email, moduli di contatto o altri canali utilizzati dalla struttura.

Eventuali dati particolari, quali informazioni relative ad allergie, disabilità o esigenze sanitarie, saranno trattati soltanto quando necessario, in presenza di un'idonea base giuridica e con adeguate garanzie.

3. Finalità e basi giuridiche

I dati personali sono trattati per:

A. Gestione di richieste e prenotazioni

Rispondere alle richieste, elaborare preventivi, verificare disponibilità, gestire prenotazioni, modifiche, cancellazioni e servizi richiesti.

Base giuridica: esecuzione di un contratto o misure precontrattuali richieste dall'interessato, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b), GDPR.

B. Gestione del soggiorno e obblighi di legge

Gestire accoglienza, fatturazione, adempimenti fiscali, amministrativi e comunicazioni obbligatorie alle autorità competenti.

Base giuridica: esecuzione contrattuale e adempimento di obblighi legali, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b) e c), GDPR.

C. Comunicazioni operative e automatiche

Inviare conferme di prenotazione, promemoria, informazioni sul check-in e check-out, istruzioni di arrivo, aggiornamenti sul soggiorno, comunicazioni relative ai servizi acquistati e messaggi necessari alla gestione del rapporto con l'ospite.

Tali comunicazioni possono essere generate automaticamente mediante software gestionali, piattaforme di prenotazione e sistemi di messaggistica.

Quando sono strettamente connesse alla richiesta o alla prenotazione, tali comunicazioni non richiedono un consenso separato per finalità pubblicitarie.

Base giuridica: esecuzione contrattuale o misure precontrattuali, secondo la specifica comunicazione.

D. Assistenza e gestione delle contestazioni

Rispondere a reclami, richieste di assistenza e contestazioni, nonché accertare, esercitare o difendere diritti del Titolare.

Base giuridica: esecuzione contrattuale, obblighi di legge o legittimo interesse, secondo il caso.

E. Comunicazioni commerciali

Inviare newsletter, offerte speciali, promozioni e proposte per futuri soggiorni, ove tale attività sia effettivamente svolta.

Queste comunicazioni sono inviate previo consenso, quando richiesto dalla normativa applicabile, oppure nei limiti delle specifiche eccezioni previste dalla legge.

Il destinatario può opporsi alle comunicazioni commerciali e revocare il consenso in qualsiasi momento.

4. Email automatiche e sistemi digitali

Hotel Sor Paolo può utilizzare strumenti informatici per automatizzare alcune attività di comunicazione e gestione delle prenotazioni.

L'automazione non modifica le finalità del trattamento e non elimina i diritti riconosciuti agli interessati.

Le comunicazioni operative vengono utilizzate per agevolare la corretta erogazione dei servizi richiesti.

Eventuali comunicazioni promozionali sono gestite separatamente e nel rispetto delle norme applicabili.

Qualora siano utilizzati strumenti per rilevare l'apertura delle email, i clic o altri comportamenti individuali, il relativo trattamento sarà descritto specificamente e subordinato al consenso quando necessario.

5. Comunicazioni tramite fornitori esterni

I dati possono essere trattati da soggetti che forniscono servizi necessari all'attività alberghiera, tra cui:

• Fornitori di hosting, manutenzione e sicurezza informatica.
• Software gestionali alberghieri e sistemi di prenotazione.
• Fornitori di servizi email e comunicazioni automatiche.
• Piattaforme di prenotazione online.
• Fornitori di servizi di pagamento.
• Consulenti amministrativi, fiscali e legali.
• Autorità pubbliche nei casi previsti dalla legge.

I soggetti esterni operano, secondo il rispettivo ruolo, quali responsabili del trattamento, titolari autonomi o altri soggetti autorizzati.

I dati non vengono diffusi indiscriminatamente né ceduti a terzi per finalità commerciali indipendenti senza un'adeguata base giuridica.

6. Cookie e strumenti di tracciamento

Il sito può utilizzare cookie tecnici necessari al funzionamento e, se effettivamente presenti, strumenti statistici, di marketing o di terze parti.

I cookie e gli strumenti di tracciamento non tecnici che richiedono consenso saranno attivati soltanto dopo una scelta valida dell'utente.

Per conoscere gli strumenti utilizzati, le relative finalità, i fornitori e le modalità di gestione delle preferenze, si rinvia alla Cookie Policy del sito.

7. Conservazione dei dati

I dati personali vengono conservati per il periodo necessario alle finalità per le quali sono raccolti, nel rispetto degli obblighi di legge.

In particolare:

• I dati contrattuali, contabili e fiscali sono conservati per i periodi previsti dalla normativa applicabile.
• Le richieste di informazioni non seguite da prenotazione sono conservate per un periodo proporzionato alla gestione della richiesta.
• I dati utilizzati per finalità promozionali sono conservati secondo criteri documentati e comunque non oltre quanto necessario alla finalità.
• I dati tecnici e i log sono conservati secondo le esigenze di sicurezza e i termini applicabili.

8. Sicurezza dei dati

Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, volte a tutelare i dati personali contro accessi non autorizzati, perdita, alterazione, divulgazione o distruzione illecita.

L'utilizzo di sistemi informatici e fornitori esterni comporta rischi tecnologici che vengono gestiti attraverso misure di prevenzione, controllo e sicurezza proporzionate.

9. Trasferimenti internazionali

Qualora i fornitori utilizzati comportino trasferimenti di dati personali verso Paesi esterni allo Spazio Economico Europeo, tali trasferimenti avverranno nel rispetto delle condizioni previste dal GDPR, attraverso decisioni di adeguatezza o altre garanzie appropriate.

10. Diritti degli interessati

Nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, l'interessato può richiedere:

• Accesso ai propri dati personali.
• Rettifica di dati inesatti.
• Cancellazione dei dati.
• Limitazione del trattamento.
• Portabilità dei dati.
• Opposizione al trattamento.
• Revoca del consenso precedentemente prestato.

Le richieste possono essere inviate a hotelsorpaolo@gmail.com

L'interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

11. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati necessari alla gestione di richieste, prenotazioni, soggiorni e obblighi di legge può essere indispensabile per fornire il servizio.

Il mancato conferimento di tali dati potrebbe impedire la gestione della richiesta o l'erogazione del servizio.

Il conferimento dei dati per finalità promozionali è invece facoltativo, quando fondato sul consenso, e il rifiuto non pregiudica la possibilità di prenotare o soggiornare presso la struttura.

12. Modifiche all'informativa

Il Titolare può aggiornare questa informativa per adeguarla a modifiche normative, organizzative o tecnologiche.

Le modifiche saranno pubblicate su questa pagina con indicazione della data di aggiornamento. Qualora richiesto dalla normativa, gli interessati saranno informati con ulteriori modalità.

La presente informativa non limita né esclude i diritti inderogabili riconosciuti agli interessati dalla normativa applicabile.